2019年6月19日

项目后续行动

作者/编译
Leonellha Barreto Dillon(Seecon International GmbH)

执行摘要

尽管完成项目的内部后续行动很重要,以确保供水和卫生倡议的可持续性,但这通常是规划过程中被忽视的组成部分。后续工作是监测和评估阶段的一部分,与利益相关者和最终受益者一起进行,但它是执行机构或组织(如你们和你们的团队)的最终责任。在这里,你可以找到关于如何以简单有效的方式监督已执行的项目,以及如何利用从过去的经验中汲取的教训来设计衍生项目的关键信息。

优势
管理人员和包括捐助者在内的其他利益攸关方需要知道他们的项目在多大程度上实现了他们的目标并产生了预期的效果
在项目资源的使用方面,随访构建更大的透明度和问责制
内部随访警报经理到实际和潜在的项目弱点,问题和缺点为时已晚
在汲取经验教训的指导下,今后的规划和方案发展将得到改进。
成功实施的项目作为未来资金申请的参考
总的来说,它避免了所实施的项目被遗忘了
缺点
项目的内部后续行动需要人力和额外的活动,这些活动主要在项目完成后主要由资金机构提供资金
跟进完成的项目可能会分散新项目团队成员的注意力和努力

介绍

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虽然这是非常重要的,但随后往往忽略了后续阶段。在后续阶段,一切都是必要的确保可持续发展项目完成后(从BAARS 2006调整)。根据IRC(2004),水和卫生服务是可持续的:

  • 它正在发挥作用并被使用
  • 它能够为所有人提供适当的福利(质量,数量,便利,连续性,健康),包括最贫穷的妇女和男性
  • 它继续在长时间(超出原始设备的寿命)的作用
  • 其管理层是制度化的
  • 其业务、维修、行政和更换费用由地方一级支付
  • 有可能操作和维护(o&m)在地方一级,有限但可行的外部支持
  • 它不会对环境产生负面影响

因此,为了确保水和卫生项目的可持续性,必须包括内部后续过程。这补充了这一点参与式监测和评价与最终受益人合作完成的组成部分,但对该项目的实施者和提起责任,以密切关注所做的事情。

随访的定义

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(改编自Morrison-Saunders和Arts 2004)

随访被定义为“监测和评估项目或管理计划的影响,以及沟通关于项目或计划的执行情况”。但是,要避免与之重叠参与式监测和评价操作和维护阶段,此Factsheet将重点关注以下原则:

随后的分页项目:一个项目,用于在早期的工作或重复已经完成的东西的项目。

跟进作为内部监督完成的项目:持续监测项目执行者的活动,以及对现有项目可能的改进。

随访的目的

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(改编自Morrison-Saunders和Arts 2004)

随访可以提供从技术和科学的许多目的社会政治管理方面:

  • 对项目的控制及其影响:随访提供了实施项目的验证和控制功能。
  • 维护决策灵活性,促进自适应管理方法:随访计划的反馈为项目经理和监管机构提供了机会,当事人在活动中或社会政治背景下呼吁适应当前的活动时实践。
  • 改善科学和技术知识:许多项目所涉及的活动可能以科学方法为基础。一些后续活动评估这些任务的效用和有效性。后续行动将使人们能够更好地了解新的技术和方法,从而可能改进今后项目中使用的措施或技术的质量。
  • 提高公众意识(看PPT.)和验收:随机后续计划可能会提高对发展项目实际影响的公众意识,导致公众接受提案。

随后作为旋转项目

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随访是反馈的关键机制:它允许从先前项目的经验中学习,并允许与发展和科学界共享这些结果。特别是,没有某种形式的随访,项目的好处和结果将仍然不为人知。通过将反馈结合到规划过程中,随访评估了影响,从而实现了从经验中学习。通过诸如监测和评估,后续提供了结果的具体证据(改编自MORRISON-SAUNDERS和ARTS 2004)。实施者或其他机构可以利用这些知识改进未来的项目。

监测和评估工具包卡通。资料来源:Batjes(2008)
监测和评估工具包卡通。资料来源:Batjes(2008)

自旋开关项目在某种程度上更容易开展,因为它们在以前的经验中建立。在规划分拆项目期间,必须基于该研究结果包括上一个项目的课程参与式监测和评价和后续过程。典型的问题你应该问自己和你的团队头脑风暴附带项目包括:

  • 这是我们面临的问题吗?
  • 本可以做些什么来避免这些问题呢?
  • 我们是否学会了关于所实施的技术的新事物?
  • 可以实施技术是否有任何变化?
  • 最终受益者是否满足该项目?
  • 我们可以以不同的方式接近最终受益人吗?
  • 是否有任何项目组件我们不包括?

所学到的经验教训应该在新的背景章节中描述提议但必须澄清的是,与之前的做法相比,这次的分拆代表着怎样的突破或进步。

随后的后续行动也为一个组织提供了可信度,因为实施的项目可以作为申请时的参考资金资金对于新项目。因此,重要的是监督已实施的内容,并确保长期达到目标。您应该确保使用Up-Daying Reports,图片和视频记录随访过程的每一步。能够以说明性方式展示它是件好事(在PowerPoint演示文稿,网页,年度报告等),您组织与以前的项目聚集的经验。

随后作为完成项目的内部监督

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随访提供规划和持续的项目实施之间的缺失链接。随访链接计划的前后和后期规划阶段,从而克服了项目计划与其实施之间存在差异时出现的差距。随访不仅提供有关项目后果的信息,而且还使机构能够实施减轻或防止负面影响的机会。除非存在最低后续功能,否则该项目作为线性而非迭代过程运行,缺乏连续性。更糟糕的是,流程风险成为培养的运动,而不是有意义的锻炼,以改善社区的水和卫生情况(改编自Morrison-Saunders和Arts 2004)。

跟进(监督)方案设计

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1.确定需求和范围

为什么为项目进行内部后续程序的问题可以通过多种不同的解决方案来回答。核心目的是控制,信息和沟通。后续计划肯定会为您的项目和未来的活动增加价值,因此需要在计划步骤中包括它。你和你的团队必须意识到这一点。在这一步中,您应该定义后续问题的范围(要监督的是什么),特别是帮助您关注项目的指标。例如,如果您安装了一个新的废水处理工厂,你们应该监测处理过的水的数量和质量,以及最终用户的满意程度,如果有改进的余地,就采取必要的步骤。

2.定义工具,方法和时间计划

一旦定义了后续程序的范围以及指标,下一步就是定义您需要的工具和方法。这意味着活动类型,例如访问项目现场,实验室测试,采访利益攸关方以及这些活动的频率和时间跨度。知道该做什么和多久做一次,会让你知道后续项目每年要花多少钱。

3.融资后续计划

尽管大多数支持水和卫生部门的项目的外部融资计划都不提供资金(看PPT.)项目终止后,必须提高实施后活动的成本是必须提出的。一个选择是通过受益人的贡献涵盖成本,以防通过最终用户的服务成本恢复的组成部分。在这种情况下,重要的是服务费用包括外部后续活动。另一种选择是涵盖Mandays,实验室测试,实地考察的成本与开销或年度预算组织。最后,您可以包括对新建议的一部分的持续项目的监督,证明随访组件的必要性是收集知识体验的一部分。

4.确定角色和责任

最重要的问题是要把完成的项目分配给你的员工。在你的团队成员中培养主人感是非常重要的,特别是对于那些已经完成的项目。否则,当新的项目开始时,已经实施的项目就会被遗忘。在你所有的项目/计划和管理职位中,有意识地寻找监测和评估技能,他们将在所有这些过程中提供支持。

5.收集数据和评估

(改编自Morrison-Saunders和Arts 2004)

项目完成后,内部后续后续开始,请务必计划和整合访问,沟通与利益相关者,实验室分析等日常活动。

不幸的是评估往往没有进行后续的结果和结果,但应执行此分析,因为这是该过程中的关键步骤。应进行对收集的数据的分析,以确保所提供的信息对目标受众有用。总体而言,评估阶段需要确定从后续计划中汲取的经验教训。

后续程序的评估阶段可以确定需要进一步的步骤以管理所识别的问题。为了解决后续期间确定的问题,可能需要修改项目设计,活动,操作或维护活动。

6.报告

以确保报告的结果没有被忽视,建议制定正式的报告和评估程序。为了避免额外的工作并允许比较,请务必为员工的所有成员开发一个简单的模板,以报告其内部后续活动和评估。后续报告应包括最低限度:

  • 项目简短描述
  • 项目地点
  • 联系人在项目网站(有联系信息)
  • 后续机制的描述(例如,现场访问,实验室测试等)
  • 确定的问题或问题
  • 结果
  • 数据分析与评估
  • 进行纠正测量
  • 提出的进一步行动来处理这个问题
  • 经验教训

后续阶段的更多提示

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(节选自IFRC 2007)

  • 随访计划始终预算,包括工作人员,评估,基线,监测系统和评估的费用。
  • 如果可能的话,包括工作计划和提案的后续行动。
  • 制定一个后续计划,专注于几个指标。
  • 开发数据收集和管理流程 - 这些应尽可能简单,以确保利用,并应捕捉员工的角色和职责。
  • 定期举行会议,以反映监测和评估数据 - 这里的重点应该是学习和建立进入计划的反馈。
  • 与受益人和其他利益相关者分享结果——避免只向上报告。
  • 在项目/计划开始时进行基线,并在结束时进行最终评估,以便系统地获取结果。

适用性

随访应将所有类型的项目集成到所有类型的项目,从基础设施举措的建设到培训和意识提升活动。

图书馆参考文献

项目管理手册,版本1.1 - 2006年7月

该项目管理教程适用于任何参与或将参与在与DANS(数据存档和网络服务)相关的项目中进行的项目。然而,本文已经准备好,即它可以由其他组织,特别是非营利部门的组织使用,这些组织使用基于项目的工作方法。

Baars,W。(2006):项目管理手册,版本1.1 - 2006年7月。URL[访问:19.06.2019]

监控和评估

作为使监测和评价过程系统化和提高其质量的过程的一部分,编制了这一简单的监测和评价指南。本指南包括关于如何进行监测和评价的实用指南:包括开发简单的监测和评价工具,提供实际例子,一套格式以促进评价进程,以及基本监测和评价术语,以确保一致性和一致性。

IFRC(2007):简称监测和评估。红十字会和红新月会(IFRC)国际联合会。[访问:13.05.2010]
进一步读物

监控和评估

作为使监测和评价过程系统化和提高其质量的过程的一部分,编制了这一简单的监测和评价指南。本指南包括关于如何进行监测和评价的实用指南:包括开发简单的监测和评价工具,提供实际例子,一套格式以促进评价进程,以及基本监测和评价术语,以确保一致性和一致性。

IFRC(2007):简称监测和评估。红十字会和红新月会(IFRC)国际联合会。[访问:13.05.2010]

基于国家水平指数的撒哈拉以南非洲露天排便流行率变化研究

这项研究估计了撒哈拉以南非洲国家2005年至2010年间露天排便流行率的变化。它还探讨了国家级指标与露天排便流行率变化之间的关系,并评估了到2015年有多少国家可以实现“露天排便无状况”。

Galan,D.I.;金,S。;格雷厄姆,J.P.(2013):基于国家级指标的撒哈拉以南非洲开放排便普遍的变化。在:BMC公共卫生:第13卷,1-12。URL[访问:28.08.2013]
实例探究
训练材料

项目管理手册,版本1.1 - 2006年7月

该项目管理教程适用于任何参与或将参与在与DANS(数据存档和网络服务)相关的项目中进行的项目。然而,本文已经准备好,即它可以由其他组织,特别是非营利部门的组织使用,这些组织使用基于项目的工作方法。

Baars,W。(2006):项目管理手册,版本1.1 - 2006年7月。URL[访问:19.06.2019]

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本小册子对基于非政府组织的影响监测,向发展组织的工作人员,即促进自助群体等非政府组织,联合会或政府组织等国家组织。它解释了非政府组织的影响监测如何以简单,所示且易于理解的方式工作。

德语,D.Gohl,E。(1996):参与性影响监测小册子2:基于非政府组织的影响监测。宇宙:门/ GTZURL[访问:19.06.2019]

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